فکس چیست؟؛ نحوه ارسال و دریافت سند؛ انواع فکس سنتی، چندکاره و اینترنتی

فکس حرارتی، لیزری و دستگاه چندکاره چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

فکس یا Facsimile روشی برای انتقال تصویر یک سند از راه شبکه مخابراتی است. در شکل کلاسیک، دستگاه فرستنده کاغذ را اسکن می‌کند، تصویر آن را به داده تبدیل می‌کند و از طریق خط تلفن به دستگاه مقصد می‌فرستد؛ دستگاه گیرنده نیز داده را بازسازی و روی کاغذ چاپ می‌کند یا در حافظه نگه می‌دارد. به همین دلیل فکس را می‌توان ترکیبی از اسکنر، مودم و چاپگر دانست.

در این مقاله تاپ ناز ابتدا توضیح می‌دهیم فکس چگونه کار می‌کند، سپس انواع دستگاه فکس را از نظر فناوری چاپ و شیوه اتصال مقایسه می‌کنیم، فرق PC-Fax و Online Fax را روشن می‌کنیم و در پایان به خرید دستگاه، مشکلات VoIP، امنیت اسناد و کاربردهای امروزی فکس می‌پردازیم.

فکس چیست؟

واژه Fax شکل کوتاه‌شده Facsimile است و به انتقال نسخه تصویری یک سند اشاره دارد. در فکس سنتی، لازم نیست گیرنده فایل اصلی Word یا PDF را داشته باشد؛ دستگاه فرستنده ظاهر صفحه را اسکن می‌کند و اطلاعات تصویر را به دستگاه مقصد می‌رساند. همین ویژگی باعث شد فکس برای فرم‌ها، نامه‌ها، سفارش‌ها و اسناد امضاشده بسیار محبوب شود.

فکس با ایمیل تفاوت بنیادی دارد. ایمیل معمولاً فایل دیجیتال را به‌عنوان پیوست منتقل می‌کند، اما فکس سنتی یک ارتباط سندمحور میان ترمینال‌های فکس است. در شکل‌های اینترنتی جدید، مرز این دو دنیا کمتر شده و سرویس‌ها می‌توانند فایل PDF یا TIFF را به فکس تبدیل کنند.

دستگاه فکس چگونه کار می‌کند؟

در یک دستگاه Group 3 معمولی، فرایند شامل اسکن، مذاکره ارتباطی، فشرده‌سازی و انتقال داده تصویری و سپس بازسازی در مقصد است. استاندارد ITU-T T.30 روی روش برقراری ارتباط و کنترل جلسه فکس تمرکز دارد و T.4 ویژگی‌های ترمینال و کدگذاری تصویر برای Group 3 را تعریف می‌کند.

مرحله اول؛ اسکن سند

سند روی شیشه اسکنر یا در ADF قرار می‌گیرد. حسگر دستگاه صفحه را خط به خط می‌خواند و روشنایی بخش‌های مختلف را به داده دیجیتال تبدیل می‌کند. در سند چندصفحه‌ای، ADF یا Automatic Document Feeder هر برگ را به ترتیب وارد مسیر اسکن می‌کند. کیفیت اسکن به رزولوشن، تمیزی شیشه و کیفیت سند اصلی بستگی دارد.

مرحله دوم؛ تبدیل تصویر به داده و برقراری ارتباط

دستگاه شماره مقصد را می‌گیرد و پس از برقراری تماس، دو فکس با سیگنال‌ها و Toneهای مشخص درباره توانایی‌های خود مذاکره می‌کنند. سپس تصویر فشرده‌شده از طریق مودم فکس منتقل می‌شود. T.30 برای Group 3 ترتیب پیام‌های کنترلی و مراحل تماس را مشخص می‌کند تا تجهیزات شرکت‌های مختلف بتوانند با یکدیگر کار کنند.

مرحله سوم؛ چاپ یا ذخیره سند در مقصد

دستگاه گیرنده داده را بازسازی می‌کند و صفحه دریافت‌شده را در حافظه یا روی کاغذ قرار می‌دهد. دستگاه‌های قدیمی ممکن بود مستقیم روی رول حرارتی چاپ کنند، در حالی که مدل‌های جدیدتر از کاغذ معمولی، تونر یا جوهر استفاده می‌کنند. بسیاری از MFPها امکان ذخیره فکس دریافت‌شده یا ارسال آن به پوشه و ایمیل را نیز دارند.

Group 3 Fax چیست و چرا مهم است؟

Group 3 نام خانواده‌ای از فکس‌های استانداردشده برای انتقال سند روی شبکه تلفنی است و بخش بزرگی از دستگاه‌های اداری سنتی در این گروه قرار می‌گیرند. ITU-T T.4 ویژگی‌های این ترمینال‌ها و T.30 رویه‌های انتقال را تعریف می‌کند. هدف استانداردسازی این بود که فکس‌های سازندگان مختلف بتوانند بدون وابستگی به یک برند با هم ارتباط برقرار کنند.

Group 3 را نباید با نوع چاپ اشتباه گرفت؛ لیزری یا جوهرافشان درباره موتور چاپ است، اما Group 3 روش ارتباط فکس را توصیف می‌کند.

انواع دستگاه فکس از نظر فناوری چاپ

وقتی در بازار از انواع دستگاه فکس صحبت می‌شود، معمولاً منظور روش چاپ سند دریافت‌شده است. مهم‌ترین گروه‌ها فکس حرارتی مستقیم، انتقال حرارتی، جوهرافشان و لیزری هستند. تفاوت اصلی در نوع کاغذ، مواد مصرفی، سرعت، دوام چاپ و هزینه نگهداری دیده می‌شود.

دستگاه فکس حرارتی مستقیم

مدل‌های Direct Thermal روی رول کاغذ حساس به حرارت چاپ می‌کنند و به تونر یا کارتریج جوهر نیاز ندارند. هد حرارتی نقاط لازم را روی کاغذ تیره می‌کند. سادگی مکانیکی مزیت این مدل‌ها بود، اما کاغذ حرارتی برای بایگانی طولانی‌مدت ایده‌آل نیست و در برابر گرما، نور و گذر زمان می‌تواند تغییر رنگ دهد.

امروزه این نوع بیشتر جنبه تاریخی یا کاربرد محدود دارد و در دفاتر جدید کمتر از گذشته دیده می‌شود. اگر هدف بایگانی اسناد رسمی است، چاپ روی کاغذ معمولی معمولاً انتخاب مناسب‌تری است.

فکس انتقال حرارتی یا Thermal Transfer

در Thermal Transfer به جای حساس بودن خود کاغذ، یک Ribbon یا فیلم انتقال حرارتی میان هد و کاغذ قرار می‌گیرد. گرما رنگ را از Ribbon به کاغذ معمولی منتقل می‌کند. نتیجه برای بایگانی از کاغذ حرارتی مستقیم مناسب‌تر است، اما Ribbon یک ماده مصرفی جداگانه است و باید به‌موقع تعویض شود.

دستگاه فکس جوهرافشان

مدل‌های Inkjet سند دریافت‌شده را با کارتریج جوهر روی کاغذ معمولی چاپ می‌کنند. بعضی دستگاه‌های چندکاره جوهرافشان علاوه بر فکس، چاپ رنگی، اسکن و کپی هم دارند. مزیت آن‌ها انعطاف بیشتر در چاپ است، اما خشک شدن نازل‌ها یا هزینه کارتریج در کاربری کم و نامنظم می‌تواند مسئله‌ساز شود.

دستگاه فکس لیزری

فکس لیزری از موتور چاپ مشابه پرینتر لیزری استفاده می‌کند و برای متن سیاه‌وسفید، حجم کاری اداری و سرعت بالاتر معمولاً گزینه مناسبی است. تونر در استفاده نامنظم مانند جوهر مایع مشکل خشک‌شدن نازل ندارد. از طرف دیگر قیمت اولیه دستگاه و قطعاتی مانند درام یا فیوزینگ در بعضی مدل‌ها بیشتر است.

اگر بین فناوری‌های چاپ مردد هستید، مطلب راهنمای خرید پرینتر و دستگاه چندکاره تفاوت پرینتر لیزری، جوهرافشان و مدل‌های Multi Function را با جزئیات بیشتری بررسی کرده است.

دستگاه فکس چندکاره یا MFP چیست؟

MFP یا Multi-Function Printer دستگاهی است که چاپ، اسکن و کپی را در یک بدنه ترکیب می‌کند و بعضی مدل‌ها Fax نیز دارند. برای دفتر کوچک تا متوسط، خرید MFP می‌تواند جای چند وسیله جداگانه را بگیرد. HP و Brother در راهنماهای خود مراحل ارسال فکس از MFP را با قرار دادن سند روی شیشه یا ADF و وارد کردن شماره مقصد توضیح می‌دهند.

وجود واژه MFP به‌تنهایی به معنی داشتن فکس نیست. بسیاری از پرینترهای چندکاره جدید فقط چاپ، اسکن و کپی دارند. هنگام خرید باید در مشخصات فنی به Fax، Fax Modem و وجود پورت LINE توجه شود.

PC-Fax چیست؟

PC-Fax قابلیتی است که اجازه می‌دهد سند دیجیتال را از کامپیوتر به فکس تبدیل و ارسال کنید، بدون اینکه ابتدا آن را روی کاغذ چاپ و دوباره اسکن کنید. برای نمونه Brother توضیح می‌دهد که در PC-FAX کاربر فایل را از داخل برنامه به درایور فکس می‌فرستد و شماره مقصد را وارد می‌کند.

در بعضی پیاده‌سازی‌ها هنوز دستگاه فیزیکی و خط تلفن برای ارسال لازم‌اند؛ بنابراین PC-Fax را نباید به‌طور خودکار مساوی «فکس ابری» دانست. مزیت اصلی آن حذف مرحله چاپ کاغذ برای سندی است که از ابتدا دیجیتال بوده است.

فکس اینترنتی چیست؟

Internet Fax اصطلاح گسترده‌ای برای استفاده از پروتکل‌های اینترنتی در بخشی از فرایند فکس است. RFC 2542 حالت‌های مختلفی مانند Real-time، Session و Store-and-forward را در خانواده Internet Fax مطرح می‌کند. سرویس‌های امروزی Online Fax اغلب فایل را از وب، اپلیکیشن یا ایمیل دریافت و از طریق درگاه خود به مقصد فکس تحویل می‌دهند.

فکس آنلاین یکی از نمونه‌های استفاده از سرویس‌های وب است. برای آشنایی بیشتر با ساخت سایت و ابزارهای آنلاین می‌توانید مطلب مرتبط تاپ ناز را ببینید.

Fax over IP و استاندارد T.38 چیست؟

فکس سنتی برای خط تلفن آنالوگ طراحی شده و انتقال مستقیم Toneهای فکس روی بعضی مسیرهای VoIP همیشه قابل‌اعتماد نیست. ITU-T T.38 برای انتقال Real-time فکس Group 3 در مسیری طراحی شده که بخشی از آن شبکه IP است. Gateway یا تجهیزات سازگار می‌توانند سیگنال‌های فکس را برای عبور بهتر از IP مدیریت کنند.

T.38 با «ارسال فایل PDF از یک سایت فکس آنلاین» تفاوت دارد. T.38 بیشتر مسئله عبور ارتباط فکس سنتی از شبکه IP را حل می‌کند، در حالی که سرویس ابری ممکن است مدل Store-and-forward یا تبدیل میان ایمیل، فایل و شبکه فکس را به کار ببرد.

تفاوت فکس سنتی، PC-Fax و فکس اینترنتی

• فکس سنتی: سند کاغذی یا اسکن‌شده از طریق مودم فکس و معمولاً خط تلفن ارسال می‌شود.
• PC-Fax: فایل از رایانه به سامانه یا دستگاه فکس داده می‌شود تا به شماره فکس ارسال شود.
• Online Fax: کاربر معمولاً از وب، ایمیل یا اپ فایل را برای سرویس ارسال می‌کند و زیرساخت سرویس ادامه مسیر را انجام می‌دهد.
• Fax over IP / T.38: راهکاری برای انتقال ارتباط Group 3 در بخشی از مسیر IP است.

برای انتخاب میان این روش‌ها باید ببینید طرف مقابل چه چیزی می‌پذیرد، تعداد فکس چقدر است، نیاز به شماره اختصاصی دارید یا نه و سیاست امنیتی سازمان درباره سرویس‌های ابری چیست.

مزایای دستگاه فکس چیست؟

بزرگ‌ترین مزیت فکس سنتی، سازگاری با سازمان‌ها و فرایندهایی است که هنوز شماره فکس را به‌عنوان کانال رسمی دریافت سند معرفی می‌کنند. دستگاه فیزیکی همچنین می‌تواند بدون نیاز به حساب کاربری ابری، سند کاغذی را مستقیم اسکن و به شماره مقصد ارسال کند.

مدل‌های چندکاره مدرن نیز چاپ، کپی، اسکن و فکس را یکجا ارائه می‌دهند و گزارش ارسال، دفترچه شماره‌ها و حافظه دریافت دارند. در محیطی که حجم سند کاغذی بالاست، این یکپارچگی می‌تواند ساده‌تر از اسکن جداگانه و ورود به چند سرویس مختلف باشد.

معایب و محدودیت‌های فکس چیست؟

فکس سنتی به خط و تجهیزات سازگار وابسته است، کیفیت سند محدودتر از فایل اصلی دیجیتال است و کاغذ، تونر یا Ribbon هزینه ایجاد می‌کنند. نگهداری دستگاه، گیر کردن کاغذ، خطای شماره‌گیری و اشغال خط نیز از مشکلات رایج هستند. در ارسال چندین سند، کار با فکس فیزیکی می‌تواند کندتر از سامانه مدیریت اسناد باشد.

از طرف دیگر، خروجی چاپ‌شده ممکن است روی سینی دستگاه باقی بماند و افراد غیرمجاز آن را ببینند. بنابراین چاپ خودکار همیشه مزیت نیست و در اسناد محرمانه باید محل دستگاه و روش تحویل کنترل شود.

آیا فکس از ایمیل امن‌تر است؟

نمی‌توان به‌طور کلی گفت فکس همیشه امن‌تر یا ناامن‌تر از ایمیل است. امنیت به معماری واقعی مسیر، نحوه نگهداری سند، دسترسی کاربران و تنظیمات دستگاه بستگی دارد. فکس سنتی ممکن است از اینترنت عمومی عبور نکند، اما سند چاپ‌شده می‌تواند در محیط باز باقی بماند یا شماره مقصد اشتباه وارد شود.

در فکس اینترنتی نیز سند ممکن است روی سرور سرویس‌دهنده ذخیره شود. بنابراین برای مدارک حساس باید درباره رمزگذاری، نگهداری فایل، کنترل دسترسی، گزارش فعالیت و محل ذخیره داده سؤال کرد. RFC 2542 نیز امنیت و حریم خصوصی را از اهداف مهم Internet Fax می‌داند.

اسناد دیجیتال می‌توانند علاوه بر متن و تصویر، اطلاعات جانبی داشته باشند. مطالعه حذف متادیتا و اطلاعات مخفی فایل‌های تصویری نشان می‌دهد چرا قبل از ارسال بعضی فایل‌ها باید متادیتا و اطلاعات اضافی را هم بررسی کرد.

برای خرید دستگاه فکس به چه نکاتی توجه کنیم؟

اول مشخص کنید واقعاً به دستگاه مستقل نیاز دارید یا MFP برایتان منطقی‌تر است. اگر فکس فقط ماهی یک یا دو بار استفاده می‌شود، سرویس اینترنتی ممکن است هزینه نگهداری کمتری داشته باشد. اگر روزانه چندین سند ورودی و خروجی دارید، ADF، حافظه، سرعت شماره‌گیری و ظرفیت کاغذ مهم می‌شوند.

حجم ارسال و دریافت

برای حجم کم، دستگاه ساده یا سرویس آنلاین کافی است. در حجم بالا، ظرفیت ADF، سرعت چاپ، امکان Broadcast، حافظه فکس و ظرفیت سینی کاغذ اهمیت بیشتری دارند. دفترهایی که صدها برگ در ماه دریافت می‌کنند بهتر است هزینه هر صفحه را هم حساب کنند.

ADF، حافظه و شماره‌گیری سریع

ADF برای اسناد چندصفحه‌ای تقریباً ضروری است. حافظه داخلی اجازه می‌دهد در نبود کاغذ یا هنگام اشغال خط بعضی فکس‌ها ذخیره شوند. Address Book و Speed Dial نیز خطای ورود شماره را کم می‌کنند. بعضی مدل‌ها فکس دریافت‌شده را به ایمیل یا پوشه شبکه Forward می‌کنند.

هزینه مواد مصرفی و تعمیر

قیمت خرید تنها هزینه نیست. تونر، درام، کارتریج، Ribbon، کاغذ و سرویس دوره‌ای باید در TCO یا هزینه مالکیت دیده شوند. دستگاه قدیمی ارزان ممکن است مواد مصرفی کمیاب یا تعمیر پرهزینه داشته باشد.

اگر برای آماده‌سازی سند اسکن‌شده نیاز به اصلاح تصویر دارید، مطلب برنامه‌های ویرایش عکس در ویندوز ابزارهای رایج ویرایش عکس و فایل تصویری را معرفی می‌کند.

چگونه با دستگاه فکس سند ارسال کنیم؟

1. دستگاه را به خط تلفن یا زیرساخت فکس سازگار متصل کنید.
2. سند را روی شیشه اسکنر یا داخل ADF قرار دهید.
3. حالت Fax را انتخاب کنید.
4. شماره مقصد را با پیش‌شماره لازم وارد کنید.
5. در صورت نیاز رزولوشن یا Contrast را تنظیم کنید.
6. دکمه Start یا Send را بزنید و گزارش نتیجه ارسال را بررسی کنید.

در اسناد چندصفحه‌ای استفاده از ADF ساده‌تر است. HP و Brother نیز در راهنماهای خود همین الگوی عمومی را توضیح می‌دهند: قرار دادن سند، انتخاب Fax، ورود شماره و شروع ارسال. اگر گزارش خطا دریافت شد، پیش از ارسال مجدد شماره مقصد و وضعیت خط را بررسی کنید.

چگونه فکس دریافت کنیم؟

دستگاه می‌تواند در حالت Auto Answer پس از تعداد مشخصی زنگ تماس را پاسخ دهد و اگر سیگنال فکس تشخیص داده شد دریافت را آغاز کند. در خط مشترک صوت و فکس، تنظیم Rings to Answer یا Distinctive Ring اهمیت دارد. بعضی دستگاه‌ها امکان دریافت دستی نیز دارند.

اگر تلفن، منشی تلفنی، DSL یا PBX روی همان خط است، اتصال اشتباه می‌تواند باعث شود دستگاه فکس تماس را نگیرد یا Tone فکس توسط دستگاه دیگری پاسخ داده شود. راهنمای سازنده باید متناسب با نوع خط اجرا شود.

آیا فکس با VoIP و اینترنت کار می‌کند؟

ممکن است کار کند، اما تضمین آن به ارائه‌دهنده VoIP، Codec، Gateway و پشتیبانی از T.38 بستگی دارد. فکس آنالوگ به Timing و Tone حساس است و Packet Loss می‌تواند انتقال را خراب کند. در کنار بررسی تنظیمات مودم و اتصال اینترنت، سازگاری سرویس VoIP با Fax نیز باید از ارائه‌دهنده پرسیده شود.

در صورت استفاده از اینترنت برای فکس، نگهداری نسخه پشتیبان اسناد مهم است. راهنمای ذخیره و پشتیبان‌گیری از اسناد اصول انتخاب فضای ذخیره‌سازی خارجی و Backup را توضیح می‌دهد.

خطاهای رایج دستگاه فکس و راه‌حل اولیه

• No Dial Tone: کابل LINE، پریز تلفن و وجود Dial Tone بررسی شود.
• Busy: خط مقصد اشغال است یا شماره اشتباه وارد شده است.
• Communication Error: نویز خط، VoIP، کیفیت ضعیف تماس یا ناسازگاری تنظیمات می‌تواند عامل باشد.
• Paper Jam: مسیر کاغذ و ADF بررسی و بدون کشیدن خشن تمیز شود.
• کیفیت پایین: شیشه اسکنر، رزولوشن و کیفیت سند اصلی بررسی شود.
• عدم دریافت خودکار: Auto Answer، تعداد زنگ و اتصال منشی تلفنی یا Voice Mail بررسی شود.

فکس امروز کجا هنوز کاربرد دارد؟

با وجود ایمیل، امضای الکترونیکی و سامانه‌های ابری، فکس در برخی دفترهای اداری، مراکز درمانی، شرکت‌های قدیمی و فرایندهای بین‌سازمانی هنوز حضور دارد. دلیل اصلی معمولاً فناوری برتر نیست؛ بلکه فرایند کاری، تجهیزات موجود، عادت سازمانی یا الزام طرف مقابل است.

وقتی اسناد از کاغذ به فایل تبدیل می‌شوند، مدیریت ردپای دیجیتال و اطلاعات قابل ردیابی نیز مهم‌تر می‌شود؛ چون فایل‌های دیجیتال می‌توانند در سامانه‌ها، ایمیل‌ها و آرشیوهای مختلف باقی بمانند.

جدول مقایسه انواع فکس

فکس بخریم یا از سرویس فکس اینترنتی استفاده کنیم؟

برای دفتر کم‌حجم که بیشتر اسناد از ابتدا دیجیتال هستند، Online Fax می‌تواند کاغذ و نگهداری دستگاه را کم کند. برای محیطی که روزانه اسناد کاغذی زیادی دریافت و ارسال می‌کند یا طرف مقابل فقط خط فکس سنتی دارد، یک MFP دارای Fax ممکن است ساده‌تر باشد.

قبل از تصمیم، هزینه سالانه خط تلفن، مواد مصرفی، تعمیر، اشتراک سرویس، تعداد صفحات و الزامات نگهداری داده را مقایسه کنید. اگر سازمان سیاست امنیتی یا محرمانگی سخت‌گیرانه دارد، انتخاب سرویس ابری باید توسط مسئول IT و حقوقی نیز بررسی شود.

اگر اسناد از دوربین یا موبایل تهیه می‌شوند، کیفیت تصویر اولیه روی خوانایی فکس اثر دارد. مطلب راهنمای خرید دوربین عکاسی و فیلمبرداری درباره رزولوشن و کیفیت ثبت تصویر نکات تکمیلی دارد.

پرسش‌های متداول درباره فکس

جمع‌بندی

فکس فناوری انتقال تصویر سند است و شکل کلاسیک آن با اسکن صفحه، ارتباط از طریق مودم فکس و بازسازی سند در مقصد کار می‌کند. استانداردهای Group 3 مانند T.4 و T.30 باعث شدند دستگاه‌های سازندگان مختلف بتوانند روی شبکه تلفنی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. نوع موتور چاپ دستگاه، از حرارتی و Thermal Transfer تا جوهرافشان و لیزری، موضوعی جدا از پروتکل ارتباطی است.

امروزه انتخاب فقط میان چند مدل دستگاه نیست. MFPهای دارای Fax، PC-Fax، Fax Server، T.38 و سرویس‌های Online Fax گزینه‌های متفاوتی برای محیط‌های مختلف هستند. دفتر پرحجم ممکن است از MFP لیزری با ADF سود ببرد، در حالی که کسب‌وکاری با چند فکس در ماه احتمالاً به دستگاه مستقل نیاز ندارد.

جمع‌بندی تاپ ناز این است که قبل از خرید، ابتدا نوع خط، حجم صفحات، نیاز به بایگانی، هزینه مواد مصرفی و سیاست امنیت اسناد را مشخص کنید. فکس هنوز در بعضی فرایندهای اداری کاربرد دارد، اما بهترین انتخاب الزاماً قدیمی‌ترین یا جدیدترین فناوری نیست؛ باید با جریان واقعی اسناد شما هماهنگ باشد.

نویسنده مطلب

Admin

نویسنده و گردآورنده مطالب سایت تاپ ناز؛ با تمرکز بر تهیه محتوای کاربردی، خواندنی و به‌روزرسانی مطالب برای کاربران.